CÓMO AFECTA LA HUMEDAD Y LA TEMPERATURA EN LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS?

La humedad y la temperatura son dos de los factores ambientales más importantes que afectan la conservación de los documentos. Su influencia es crucial, ya que pueden acelerar los procesos de deterioro físico y químico del papel y otros materiales de soporte.
Aquí te explico cómo influyen:

1. Humedad

Humedad Relativa Alta: Es uno de los mayores enemigos de los documentos. Un ambiente con excesiva humedad (generalmente por encima del 60-65%) crea las condiciones perfectas para el crecimiento de moho, hongos y bacterias. Estos microorganismos se alimentan de la celulosa del papel, provocando manchas, reblandecimiento, decoloración y, en casos extremos, la desintegración del documento. Además, la alta humedad puede causar que las tintas y los adhesivos se corran o se reblandezcan. El papel, al ser un material higroscópico, absorbe el agua del ambiente, lo que provoca que se ondule, se deforme y pierda su resistencia.

Humedad Relativa Baja: Cuando la humedad es demasiado baja (por debajo del 30-35%), el papel pierde su flexibilidad y se vuelve frágil y quebradizo. Esto lo hace más susceptible a romperse o a agrietarse con el manejo. Las hojas pueden volverse rígidas y crujientes, lo que dificulta su manipulación.

Fluctuaciones de Humedad: Los cambios bruscos y continuos en los niveles de humedad son particularmente dañinos. El papel se expande y se contrae constantemente, lo que ejerce una tensión sobre sus fibras y enlaces estructurales, acelerando el proceso de deterioro. Esto puede llevar a deformaciones permanentes, ondulaciones y daños mecánicos.

2. Temperatura

Temperatura Alta: El calor acelera las reacciones químicas que degradan el papel y otros materiales. Aumenta la velocidad de la oxidación y la hidrólisis de las fibras de celulosa, lo que se traduce en un envejecimiento prematuro del documento. El papel se vuelve amarillento o marrón, se debilita y pierde su estructura. Además, las altas temperaturas combinadas con una alta humedad son el ambiente ideal para el crecimiento de plagas y microorganismos.

Temperatura Baja: Las temperaturas muy bajas (por debajo de 5°C) son generalmente beneficiosas para la conservación a largo plazo, ya que ralentizan los procesos de deterioro. Sin embargo, en soportes constituidos por polímeros, como películas y negativos fotográficos, pueden volverse quebradizos y frágiles. El principal riesgo de las bajas temperaturas es la condensación que puede ocurrir al mover los documentos a un ambiente más cálido, lo que provoca daños por humedad.

Fluctuaciones de Temperatura: Al igual que con la humedad, los cambios drásticos de temperatura someten a los documentos a un constante ciclo de expansión y contracción, lo que puede causar deformaciones, daños en las uniones y debilidad en las fibras del papel.

Condiciones de Conservación Recomendadas
Para una correcta conservación de documentos, se recomienda mantener un ambiente con las siguientes condiciones controladas y estables:

  • Temperatura: Entre 16°C y 21°C.
  • Humedad Relativa: Entre 45% y 50%.

Es fundamental evitar las fluctuaciones y mantener los valores lo más estables posible para prolongar la vida útil de los documentos y evitar su deterioro.

Importancia de las Tablas de Retención Documental según el Acuerdo 001 de 2024

El Acuerdo No. 001 de 2024 del Archivo General de la Nación (AGN) establece los lineamientos para la elaboración, actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), esenciales para una adecuada gestión documental en entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos.

¿Qué establece el Acuerdo 001 de 2024?

  • Define criterios técnicos y administrativos para TRD y TVD.
  • Obliga a entidades públicas y privadas con funciones públicas a mantener sus TRD actualizadas.
  • Promueve integración con sistemas de gestión documental electrónica.
  • Determina el ciclo vital de los documentos.
  • Fortalece el rol de los comités de archivo.
  • Establece revisiones periódicas de las TRD.

Beneficios de contar con TRD actualizadas

  • Eficiencia en la gestión de documentos.
  • Cumplimiento legal y seguridad jurídica.
  • Reducción de costos en almacenamiento.
  • Mejora en transparencia y acceso a la información.
  • Soporte a la transformación digital.

Obligaciones según el Acuerdo

  • Elaborar y actualizar las TRD y TVD.
  • Capacitar al personal en su uso.
  • Publicar las TRD aprobadas en los sitios web institucionales.
  • Revisarlas cada cinco años o ante cambios estructurales.

HOJA DE CONTROL PARA ORGANIZACION DE EXPEDIENTES

La hoja de control es un instrumento archivístico diseñado para registrar, describir y dar seguimiento al manejo de documentos sensibles o de valor legal y administrativo, como lo son:

  • Historias laborales
  • Contratos (laborales, civiles, comerciales, etc.)
  • Procesos jurídicos (demandas, quejas, investigaciones, fallos)

Su objetivo principal es garantizar el control, acceso, trazabilidad y custodia de estos documentos, desde su creación o ingreso hasta su disposición final (conservación permanente o eliminación, según el caso).

Este tipo de hoja de control se diligencia en el momento de archivar un nuevo expediente o consultar un documento existente, y se convierte en evidencia formal del manejo del archivo.

Esta hoja puede estar en formato físico (papel) o en un sistema de gestión documental digital. Es fundamental para cumplir con la transparencia, seguridad jurídica y trazabilidad documental.

Modelo de Hoja de Control

REQUISITOS DE CALIDAD PARA LOS MATERIALES UTILIZADOS EN DOCUMENTOS DE ARCHIVO CON SOPORTE DE PAPEL

La Norma Técnica Colombiana NTC 5397, emitida por ICONTEC, establece los requisitos de calidad para los materiales utilizados en documentos de archivo con soporte en papel, con el objetivo de garantizar su conservación a largo plazo. Esta norma define parámetros para diferentes tipos de materiales y su adecuación para la preservación de la documentación archivística.
En la práctica, la NTC 5397 sirve como guía para la selección de materiales adecuados para la conservación de documentos de archivo, tanto en entidades públicas como privadas. El Archivo General de la Nación, por ejemplo, recomienda el uso de esta norma en la gestión documental y en la elaboración de instructivos para el almacenamiento de documentos.

En resumen, la NTC 5397 se enfoca en:

  • Materiales para documentos:
    Define las características que deben cumplir los papeles, cartones, adhesivos y otros materiales utilizados en la producción, manipulación y almacenamiento de documentos de archivo.
  • Conservación a largo plazo:
    Busca asegurar que los materiales no causen daño a los documentos y que contribuyan a su preservación física y funcional.
  • Tipos de materiales:
    Incluye especificaciones para diferentes tipos de carpetas, cajas y otros elementos utilizados en la gestión documental.
  • Diseño y estructura:
    Detalla aspectos como el diseño de las carpetas, la capacidad de almacenamiento y la resistencia de los materiales.
  • Carpetas:
    La norma menciona el diseño de carpetas con solapas laterales, con una capacidad máxima de almacenamiento recomendada de 200 folios.
  • Cartón corrugado:
    Se especifica el uso de cartón tipo kraft corrugado con un espesor mínimo y características de resistencia a la compresión y al aplastamiento.
  • Adhesivos:
    Se recomienda el uso de adhesivos reversibles, neutros, resistentes a la oxidación y que no manchen los documentos.
  • Identificación:
    Se debe asegurar la identificación clara del contenido de las carpetas y cajas.