El Archivo General de la Nación (AGN) expidió el Acuerdo 001 de 2024, una directiva normativa indispensable para las áreas de Talento Humano y Gestión Documental en Colombia. Esta reglamentación actualiza las pautas sobre la organización, conservación, conformación y custodia de los expedientes de Historias Laborales, unificando criterios tanto para el sector público como para los sujetos privados que cumplen funciones públicas o que deben alinearse a las mejores prácticas de gobernanza documental.
Las historias laborales constituyen el registro integral de la relación entre el colaborador y la organización. Un manejo inadecuado no solo genera desorden administrativo, sino que expone a las organizaciones a sanciones legales, contingencias en demandas laborales e incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales).
Principales Obligaciones del Acuerdo 001 de 2024
El nuevo acuerdo hace hincapié en la estandarización del ciclo de vida del expediente laboral, desde la vinculación del servidor o empleado hasta la disposición final del archivo:
- Unicidad e Integridad del Expediente: Cada colaborador debe contar con un único expediente documental (sea físico, electrónico o híbrido). Queda expresamente prohibida la dispersión de documentos en distintas áreas sin control centralizado.
- Organización Cronológica y Hoja de Control: Todos los documentos (hoja de vida, contrato, afiliaciones, evaluaciones, soportes académicos, actos administrativos, retiros) deben foliarse e incorporarse en estricto orden cronológico. Asimismo, es obligatorio mantener la Hoja de Control diligenciada para garantizar la trazabilidad de cada folio agregado.
- Expedientes Electrónicos y Firma Digital: Para las organizaciones que adelantan procesos de transformación digital, el Acuerdo 001 establece que los expedientes nativos digitales o digitalizados deben cumplir con índices electrónicos, metadatos normalizados y garantías de autenticidad e inalterabilidad.
- Criterios de Restricción y Privacidad: Las historias laborales contienen datos sensibles y confidenciales (exámenes médicos de ingreso/egreso, datos biométricos, embargos). El acceso debe ser restringido exclusivamente al personal autorizado de Gestión Humana y autoridades competentes.
Impacto en los Archivos de Gestión y Central
Tiempos de Retención y Conservación
De acuerdo con las Tablas de Retención Documental (TRD) respaldadas por el marco normativo del AGN:
- Archivo de Gestión: La historia laboral permanece activa durante toda la vigencia de la relación contractual del trabajador.
- Archivo Central: Tras la liquidación o retiro, el expediente migra al archivo central, donde debe conservarse durante los términos legales fijados (habitualmente 80 años o más para efectos pensionales y requerimientos judiciales).
¿Cómo ayuda ABS Soluciones Informáticas SAS a su organización?
En ABS Soluciones Informáticas SAS acompañamos a entidades públicas y empresas privadas a ponerse al día con el Acuerdo 001 de 2024 a través de:
- Intervención de Archivos: Depuración, foliación, elaboración de hojas de control y armando de expedientes físicos según la norma del AGN.
- Digitalización Certificada: Conversión de historias laborales físicas a expedientes electrónicos con metadatos normalizados e índices digitales.
- Implementación de Software de Gestión Documental: Custodia digital con perfiles de acceso seguros y control de trazabilidad.