Digitalización de Documentos y Escaneo Profesional

¿Tus documentos físicos ocupan demasiado espacio o son difíciles de encontrar?
Convierte tus documentos físicos en activos digitales accesibles y seguros.
En ABS digitalizamos tu documentación con tecnología de alta calidad, clasificación inteligente y cumplimiento normativo. Te ayudamos a crear una estructura digital eficiente y segura, accesible desde la nube o servidores propios.

¿Qué incluye este servicio?

  • Digitalización de documentos generales.
  • Digitalización especializada de historias laborales (conservación 80 años) y documentos del SG-SST (20 años).
  • Escaneo de planos en formatos pliego, medio pliego y tabloide.
  • Implementación de ventanilla única para entrada/salida de documentos.
  • Clasificación digital y subida a nube o servidor virtual.
  • Capacitación para el manejo del sistema de digitalización.

¿Qué problemas resolvemos?

  • Riesgo de pérdida o deterioro de documentos físicos.
  • Dificultades para acceder a la información de forma remota.
  • Procesos manuales que consumen tiempo y recursos.
  • Incumplimiento en conservación documental según la normativa.

¿Qué beneficios obtienes con ABS?

  • Digitalización segura y conforme a las normas vigentes.
  • Información siempre disponible y respaldada.
  • Optimización del espacio físico en tu organización.
  • Mayor agilidad en la búsqueda y uso de documentos.
  • Implementación de procesos modernos y eficientes.

Lo que opinan quienes ya
confiaron en nosotros

Organizaciones públicas y privadas que han optimizado su gestión documental gracias a nuestras soluciones ágiles, normativas y personalizadas.

“Para Aguas de Buga, fue una grata experiencia trabajar con una empresa cumplidora, diligente y responsable. Agradecemos por sus servicios prestados.”

Erika María Andrade
Jefe de Sistemas de Gestión HSEQ – Aguas de Buga S.A. E.S.P.

“Con el apoyo de ABS Soluciones Informáticas, nuestra compañia de vigilancia cumple rigurosamente con la Ley 594 de Gestión Documental y la Resolución 20233300033617 de la Supervigilancia. Su asesoría  y acompañamiento han simplificado nuestros procesos, garantizando la seguridad y el orden de nuestra información, lo que nos ayuda con el mejor desempleño en nuestra operación diaria.”

Claudia Lorena Gutiérrez
Gerente Financiera – Grupo Empresarial Los Leones

“Excelente trabajo. En cumplimiento a las normas, hecho para el acceso a la información y  como mecanismo de participación ciudadana. Buen trabajo. Felicitaciones.”

Neisler Acosta
Jefe Gestión Documental, ALCALDIA DE EL CERRITO

“Excelente servicio desde la Gerencia de la compañía, fue rápido, eficiente.
Lo que se solicitaba desde la gestión documental de la compañía por parte de ustedes, fue de manera oportuna, estamos satisfechos con la gestión realizada por ustedes.”

Yeraldine Peñaloza
Directora Administrativa, 5S SECURITY

“Dando alcance a su solicitud, me permito confirmar que como proveedores en el suministro de Cajas para Archivo el cumplimiento en lo relacionado a la calidad del producto, cantidades pactadas y oportunidad de la entrega ha sido excelente, por lo que se mantienen vigentes las relaciones comerciales y su inscripción dentro del registro de proveedores de CENTROAGUAS S.A. E.S.P.”

Edna Borja
Coordinador I de Compras y Suministros, CENTROAGUAS S.A. ESP

“Llevamos un poco más de dos años con ABS y nos ha ido muy bien. Excelente servicio, disponibilidad y amabilidad.”

Viviana Quintero
Directora Financiera Grupo Empresarial Mes GROUP.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de documentos digitaliza ABS Soluciones Informáticas y en qué formatos entrega los archivos?

Digitalizamos todo tipo de documentos: hojas de vida, historias clínicas, contratos, archivos contables, planos, correspondencia, documentos históricos, entre otros. Entregamos los archivos en formatos estándar como PDF, TIFF, JPG, u otros según la necesidad del cliente, con posibilidad de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para que los documentos sean completamente buscables y editables. También incluimos la indexación por metadatos para facilitar su consulta y organización posterior.

¿Cómo garantizan la seguridad y confidencialidad de los documentos durante el proceso de digitalización?

Aplicamos protocolos de seguridad física y digital en cada etapa del proceso. Nuestros operadores firman acuerdos de confidencialidad, y la digitalización se realiza en entornos controlados. Además, los documentos son manipulados con guantes, se almacenan en Cajas para organización de archivos físicos y los archivos digitales se entregan en medios de almacenamiento tales como, (USB, disco duro y/o mediante plataformas seguras en la nube. Cumplimos con la Ley 1581 de 2012 y otras normas sobre protección de datos personales.

¿Cuál es el proceso que siguen para digitalizar documentos físicos?

El proceso incluye las siguientes etapas técnicas:

  1. Recepción y registro: verificación de cantidad, estado y tipo de documentos.
  2. Preparación documental: limpieza, eliminación de ganchos y organización previa.
  3. Escaneo: uso de escáneres de alta resolución adaptados al tipo de documento.
  4. Control de calidad: revisión de legibilidad, integridad y orientación de imágenes.
  5. Indexación: asignación de códigos, metadatos o referencias clave para facilitar la búsqueda.
  6. Entrega de archivos: almacenamiento en medio físico seguro o nube, con estructura organizada.
  7. Devolución y/o disposición final: según lo acordado con el cliente (devolución, archivo, o destrucción técnica certificada).