A continuación, se hace una descripción de los fines de la digitalización:
Fines de consulta:
La digitalización con fines de consulta facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a los funcionarios, ya que, sí la consulta fuera sobre el documento físico tomaría mucho más tiempo su búsqueda y recuperación. Además, al tener los documentos digitalizados es posible que varias personas consulten el mismo documento en simultaneo.
Hay que tener en cuenta que la digitalización con este fin se realiza considerando dos grupos de documentos, los semiactivos, y los activos o de trámite. La diferencia radica en que los primeros, son aquellos que no se utilizan con tanta frecuencia, como, por ejemplo: los documentos de valor histórico, científico o cultural, sin embargo, estos son fundamentales en las Entidades que tienen oficinas en distintas partes del país, para las cuales es indispensable consultar una serie documental o ciertos expedientes para un proceso de importancia (Archivo General de la Nación de México, 2015). Lo anterior, con el objetivo de garantizar la disponibilidad y accesibilidad de la información de apoyo para la Entidad, y que facilita y sustenta la toma de decisiones.
Fines de trámite:
La digitalización de los documentos con fines de trámite permite el apoyo a la gestión de procesos al interior de la entidad, es decir, estos documentos cumplen una función más allá de la consulta, y facilitan la ejecución de acciones y actividades para el cumplimiento de objetivos y servicios. Por ejemplo, aquellos documentos digitalizados en la ventanilla de radicación. Este tipo de digitalización se realiza en unidades de correspondencia u oficinas de atención al público, las cuales requieren control especial y trámite inmediato.
El objetivo de esta digitalización es optimizar los flujos de trabajo, garantizar su secuencia y sistematización, así como sus actividades, tareas o acciones, dando paso a la ejecución rápida de un proceso, el cual, permitirá a la entidad cumplir con los objetivos establecidos. Como, por ejemplo, dar atención a las PQRS de los ciudadanos.
Algunos de los beneficios de la digitalización en este fin es que se reducen los tiempos y se aceleran los resultados, además, es posible evitar la acumulación de los documentos físicos, originales o copias.
Fines de continuidad del negocio:
La digitalización de los documentos para la continuidad del negocio se hace considerando la importancia de ciertos documentos en caso de materializarse situaciones de emergencia, y como medida de contingencia en caso de que la Entidad lo requiera para reanudar sus actividades, garantizando la continuidad de sus operaciones; la digitalización con este fin se lleva a cabo para tener copias de seguridad.
Dado el caso de que sólo se requiera proteger algunos documentos y no una serie completa, la digitalización se puede llevar a cabo por tipos documentales, ya que el propósito es tenerlos disponibles y accesibles para permitir la ejecución y reactivación de actividades de la Entidad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que tanto los documentos en soporte papel como los digitalizados, deben recibir un adecuado tratamiento garantizando su vínculo archivístico.
Sin embargo, otro de los fines que motivan a las entidades a digitalizar sus documentos también es la preservación.
Fines de preservación:
La digitalización de documentación histórica está encaminada a reducir la manipulación de los documentos originales con valores secundarios, como valores culturales, científicos e históricos; esto contribuirá a su conservación y preservación. Es decir, esta digitalización ayuda a conservar aquellos materiales que se encuentran en deterioro avanzado, en peligro de perderse, o documentos con un importante valor intelectual altamente utilizado y deteriorado o frágil; el principal propósito de la digitalización será crear reproducciones fieles de los originales en un medio de larga duración. (Archivo General de la Nación de México, 2015)
Si bien son muchos los aspectos que hay que considerar para el proceso de digitalización, son la determinación de los fines de la digitalización los que permitirán puntualizar los demás elementos necesarios para la formulación de este proceso. En un proyecto de digitalización exitoso, las imágenes son creadas y entregadas en el tiempo establecido y sin superar el presupuesto, además las personas asignadas cumplen con sus responsabilidades, se da cumplimiento a la planeación con firmeza, pero también con flexibilidad, en conclusión, una buena planeación es la clave para un proyecto exitoso, y ésta debe tener en cuenta todo lo incluido en la estructura de trabajo.