Gestión
Documental Integral

¿Tus archivos están desorganizados o incumplen la normativa vigente?
En ABS te ayudamos a gestionar, organizar y administrar tus documentos de forma eficiente, garantizando el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y toda la normatividad aplicable. Nos encargamos de intervenir tus archivos desde la raíz para que toda tu documentación cumpla con su Ciclo Vital: Gestión, Central e Histórico.

¿Qué incluye este servicio?

  • Diagnóstico y estructuración del archivo documental.

  • Organización física y digital de archivos.

  • Implementación de procesos metodológicos para la gestión documental.

  • Acompañamiento técnico para el cumplimiento normativo.

¿Qué problemas resolvemos?

  • Desorden y pérdida de documentos importantes.

  • Incumplimiento de normas legales archivísticas.

  • Riesgos en auditorías por mala gestión documental.

  • Procesos internos lentos y poco eficientes por falta de organización.

¿Qué beneficios obtienes con ABS?

  • Cumplimiento total de la Ley 594 de 2000 y directrices del Archivo General de la Nación.

  • Archivos organizados, accesibles y eficientes.

  • Mayor control sobre la información institucional.

  • Reducción de tiempos y costos administrativos.

  • Tranquilidad frente a procesos de auditoría y control.

Lo que opinan quienes ya
confiaron en nosotros

Organizaciones públicas y privadas que han optimizado su gestión documental gracias a nuestras soluciones ágiles, normativas y personalizadas.

“Para Aguas de Buga, fue una grata experiencia trabajar con una empresa cumplidora, diligente y responsable. Agradecemos por sus servicios prestados.”

Erika María Andrade
Jefe de Sistemas de Gestión HSEQ – Aguas de Buga S.A. E.S.P.

“Con el apoyo de ABS Soluciones Informáticas, nuestra compañia de vigilancia cumple rigurosamente con la Ley 594 de Gestión Documental y la Resolución 20233300033617 de la Supervigilancia. Su asesoría  y acompañamiento han simplificado nuestros procesos, garantizando la seguridad y el orden de nuestra información, lo que nos ayuda con el mejor desempleño en nuestra operación diaria.”

Claudia Lorena Gutiérrez
Gerente Financiera – Grupo Empresarial Los Leones

“Excelente trabajo. En cumplimiento a las normas, hecho para el acceso a la información y  como mecanismo de participación ciudadana. Buen trabajo. Felicitaciones.”

Neisler Acosta
Jefe Gestión Documental, ALCALDIA DE EL CERRITO

“Excelente servicio desde la Gerencia de la compañía, fue rápido, eficiente.
Lo que se solicitaba desde la gestión documental de la compañía por parte de ustedes, fue de manera oportuna, estamos satisfechos con la gestión realizada por ustedes.”

Yeraldine Peñaloza
Directora Administrativa, 5S SECURITY

“Dando alcance a su solicitud, me permito confirmar que como proveedores en el suministro de Cajas para Archivo el cumplimiento en lo relacionado a la calidad del producto, cantidades pactadas y oportunidad de la entrega ha sido excelente, por lo que se mantienen vigentes las relaciones comerciales y su inscripción dentro del registro de proveedores de CENTROAGUAS S.A. E.S.P.”

Edna Borja
Coordinador I de Compras y Suministros, CENTROAGUAS S.A. ESP

“Llevamos un poco más de dos años con ABS y nos ha ido muy bien. Excelente servicio, disponibilidad y amabilidad.”

Viviana Quintero
Directora Financiera Grupo Empresarial Mes GROUP.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos que siguen en el proceso de organización de archivos físicos?

Nuestro proceso se basa en la normativa archivística nacional (Ley 594 de 2000, Acuerdo 060 del AGN y demás normatividad vigente) y consta de las siguientes etapas:

  1. Diagnóstico documental: revisión del estado físico y estructural del archivo.
  2. Depuración inicial: separación de documentos deteriorados o sin valor administrativo.
  3. Clasificación: agrupación por series documentales según función o área generadora.
  4. Ordenación: organización cronológica o numérica, según cada tipo documental.
  5. Foliación: numeración de cada hoja para garantizar control y trazabilidad.
    Elaboración de inventarios: registro sistemático con metadatos básicos (serie, fecha, ubicación, etc.).
  6. Rotulación e identificación: etiquetado de cajas y carpetas conforme al Cuadro de Clasificación Documental.
  7. Entrega de informe técnico: documento que certifica el proceso, incluye recomendaciones de mejora y sostenibilidad.

¿Qué tipo de organizaciones pueden beneficiarse de los servicios de gestión documental de ABS SOLUCIONES INFORMATICAS?

Trabajamos con entidades públicas, empresas privadas, cooperativas, instituciones educativas y de salud, entre otras. Adaptamos nuestros servicios a las necesidades de cada cliente: ya sea una empresa que necesita digitalizar y organizar sus archivos o una entidad que requiere implementar un sistema archivístico completo.

¿Pueden adaptar sus servicios a organizaciones pequeñas o con recursos limitados?

Sí. En ABS SOLUCIONES INFORMATICAS diseñamos paquetes ajustados al tamaño y capacidad operativa de cada cliente. Ofrecemos servicios escalables, desde intervenciones puntuales (como organización de archivo muerto) hasta proyectos de implementación total de sistemas documentales digitales, permitiendo que pequeñas empresas también accedan a procesos de alto nivel técnico y normativo sin comprometer su presupuesto.

¿Cuál es el valor agregado que ofrece ABS SOLUCIONES INFORMÁTICAS en gestión documental frente a otras empresas del mercado?

ABS SOLUCIONES INFORMATICAS combina experiencia técnica con soluciones tecnológicas personalizadas. No solo organizamos y digitalizamos documentos, sino que integramos procesos archivísticos a sistemas de gestión de calidad, riesgos y cumplimiento normativo. Nuestro equipo está conformado por archivistas profesionales, ingenieros y consultores que aseguran una solución integral, confiable y sostenible.

¿Qué garantías ofrece ABS SOLUCIONES INFORMATICAS respecto a la confidencialidad y custodia de la información manejada?

ABS SOLUCIONES INFORMÁTICAS trabaja bajo estrictos protocolos de seguridad de la información, firmando acuerdos de confidencialidad con cada cliente y aplicando controles físicos y digitales durante todas las fases del servicio.