El Acuerdo No. 001 de 2024 del Archivo General de la Nación (AGN) establece los lineamientos para la elaboración, actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), esenciales para una adecuada gestión documental en entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos.
¿Qué establece el Acuerdo 001 de 2024?
- Define criterios técnicos y administrativos para TRD y TVD.
- Obliga a entidades públicas y privadas con funciones públicas a mantener sus TRD actualizadas.
- Promueve integración con sistemas de gestión documental electrónica.
- Determina el ciclo vital de los documentos.
- Fortalece el rol de los comités de archivo.
- Establece revisiones periódicas de las TRD.
Beneficios de contar con TRD actualizadas
- Eficiencia en la gestión de documentos.
- Cumplimiento legal y seguridad jurídica.
- Reducción de costos en almacenamiento.
- Mejora en transparencia y acceso a la información.
- Soporte a la transformación digital.
Obligaciones según el Acuerdo
- Elaborar y actualizar las TRD y TVD.
- Capacitar al personal en su uso.
- Publicar las TRD aprobadas en los sitios web institucionales.
- Revisarlas cada cinco años o ante cambios estructurales.