La Norma Técnica Colombiana NTC 5397, emitida por ICONTEC, establece los requisitos de calidad para los materiales utilizados en documentos de archivo con soporte en papel, con el objetivo de garantizar su conservación a largo plazo. Esta norma define parámetros para diferentes tipos de materiales y su adecuación para la preservación de la documentación archivística.
En la práctica, la NTC 5397 sirve como guía para la selección de materiales adecuados para la conservación de documentos de archivo, tanto en entidades públicas como privadas. El Archivo General de la Nación, por ejemplo, recomienda el uso de esta norma en la gestión documental y en la elaboración de instructivos para el almacenamiento de documentos.
En resumen, la NTC 5397 se enfoca en:
- Materiales para documentos:
Define las características que deben cumplir los papeles, cartones, adhesivos y otros materiales utilizados en la producción, manipulación y almacenamiento de documentos de archivo. - Conservación a largo plazo:
Busca asegurar que los materiales no causen daño a los documentos y que contribuyan a su preservación física y funcional. - Tipos de materiales:
Incluye especificaciones para diferentes tipos de carpetas, cajas y otros elementos utilizados en la gestión documental. - Diseño y estructura:
Detalla aspectos como el diseño de las carpetas, la capacidad de almacenamiento y la resistencia de los materiales. - Carpetas:
La norma menciona el diseño de carpetas con solapas laterales, con una capacidad máxima de almacenamiento recomendada de 200 folios. - Cartón corrugado:
Se especifica el uso de cartón tipo kraft corrugado con un espesor mínimo y características de resistencia a la compresión y al aplastamiento. - Adhesivos:
Se recomienda el uso de adhesivos reversibles, neutros, resistentes a la oxidación y que no manchen los documentos. - Identificación:
Se debe asegurar la identificación clara del contenido de las carpetas y cajas.