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Servicios
TODOS LOS SERVICIOS EN UN SOLO LUGAR
NUESTROS SERVICIOS
La creciente dependencia de la información en los procesos de toma de decisiones empresariales, ha llevado a un considerable aumento en los volúmenes de
información, esto ha generado la necesidad de mantener organizada, segura y disponible esta herramienta (información) tan valiosa.
Es por esto, que ABS SOLUCIONES INFORMATICAS SAS, se ha especializado en la Prestación de los Servicios en Gestión Documental, Digitalización, Procesamiento de Datos, Custodia de Documentos, Suministro de Papelería para Archivo y Eliminación Documental.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Ofrecemos un sistema
de gestión
documental
integral, que incluye la organización
y la administración
de los archivos en sus diferentes fases (archivo de gestión, archivo central e histórico),atendiendo lo exigido por la Ley 594 del 2000 del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y demás normatividad vigente.
DIGITALIZACIÓN
Captura
de información por escaneo
e importación
de archivos .
Almacenamiento
en medios ópticos, servidor de imágenes y/o servidor virtual (Nube).
Clasificación
y
estructura
de información en
base
de
datos
SOFTWARE GESTION DOCUMENTAL-Ventanilla
Única
CAPACITACIÓN EN
GESTIÓN DOCUMENTAL
Nuestro Programa para la Organización de Archivos abordan los siguientes temas:
•
La organización de los documentos empresariales
• Inventario de documentos que existen en la empresa
• Cómo ordenar los documentos
• Unidades de conservación documental
• Archivadores, Carpetas, Cajas para archivo
• Marcación de archivadores, carpetas y cajas para archivo
• Tipos de documentos que conforman un archivo empresarial
• Clasificación y descripción de los documentos físicos y electrónicos
• Ordenación de fondos acumulados, archivos de años anteriores, ubicados en depósitos y que se deben ordenar
• Elaboración de inventarios documentales y cuadros de valoración documental.
• Conservación de los documentos de archivo
• Políticas para el préstamo de documentos y acceso a la información
• Taller práctico de ordenación de archivos
PROCESAMIENTO
DE INFORMACIÓN
Se cuenta con un centro
de procesamiento debidamente dotado, que nos permite prestar los procesos
de revisión, digitación de documentos
físicos
y/o almacenados en plataformas virtuales.
SUMINISTRO DE
PAPELERÍA PARA ARCHIVO
Cajas
No.12 (X200), No.4 (X300), Carpetas, Ganchos
en acrílico.
CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS
Prestamos el servicio de organización de archivos que conforman fondos documentales que carecen de todos procedimientos de archivo, incluyendo el inventario documental, clasificación, ordenamiento, almacenamiento en carpetas y cajas de archivo, rotulación de los mismos y la ubicación final en estantería fija y/o rodante.
DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL CERTIFICADA
Contamos con métodos de trabajo adecuados a las normas relativas al tratamiento y destrucción de la documentación. Todos los archivos se destruyen y se reciclan según nuestro riguroso proceso de destrucción segura, entregando el respectivo certificado de eliminación y recuperación del material reciclado.
Así mismo, brindamos asesoría completa en materia de gestión documental física y electrónica, dentro del cumplimiento de la normatividad vigente.
ASESORÍA EN GESTIÓN DE ARCHIVO Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Servicio intelectual que consiste en la asesoría en aplicabilidad de modelos administrativos y archivísticos para la creación de Centros de Administración de Documentos físicos y electrónicos; acordes con las necesidades de cada empresa o institución, preparando, elaborando e implementando manuales, procesos, procedimientos, políticas e instructivos, que cumplan con las normas y requerimientos de la legislación archivística para el sector estatal y privado.
En archivo Logística lo asesoramos en todos los procesos de la gestión Documental:
• Diseño de proyectos en Gestión Documental
• Elaboramos el diagnóstico documental; Identificando F.O.D.A del proceso Archivístico.
• Elaboramos el Manual de Procesos Archivísticos.
• Caracterizamos y Documentamos los procesos de Correspondencia: Externa Enviada, Interna-Interna y Externa Recibida.
• Diseñamos: Formatos, Documentos, Procedimientos, Instructivos y guías para cada Proceso Archivístico.
• Elaboramos y aplicamos Tablas de Valoración Documental (T.V.D.)
• Preparamos, Elaboramos, e Implementamos las Tablas de Retención Documental. (T.R.D.)
• Creamos centros de administración documental: Recepción, despacho, conservación y administración de la documentación.
• Actualizamos en normatividad jurídica, administrativa y técnica el proceso Archivístico
