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¿Cuál es la importancia de organizar sus archivos?
March 25, 2022
¿Cuál es la importancia de organizar sus archivos?
El aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones:
Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar, y distribuir documentos.
La producción de papel en la oficina típica está creciendo anualmente un 21%. Se estima que del 15 al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados.
Un empleado administrativo gasta 400 horas anuales (25% tiempo improductivo), buscando, imprimiendo, y enviando documentos.
La incorrecta organización de los archivos genera:
- Elevado costo de recuperación de los documentos.
- Recuperación lenta de los documentos.
- Uso indebido de los espacios físicos.
- Pérdida y/o alterabilidad de los documentos.
- Elevado número de copias innecesarias.
- Archivos satélites.
- Inexistencia de directrices documentales, procesos sin normalizar.
- Resultado: baja productividad con unos costes para la empresa muy elevados.
Resoluciones Importancia Cumplimiento Resoluciones Nos.20233300033617/23 y 20241300017767/24 de la Supervigilancia
Primero ten en cuenta.....
La digitalización facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a las Entidades porque permite la optimización de procesos y actividades, ya que, sí la consulta y uso de los documentos se realizará únicamente en su formato físico, tomaría más tiempo su búsqueda y recuperación.
Conoce un poco más sobre la Tabla de Retención Documental.
Creer que las tablas de Retención Documental están obsoletas es quizás porque no se tiene claro la función de la TRD o se está confundiendo con otro instrumento archivístico, ya que no hay ningún otro que la reemplace.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Como todos sabemos la humedad, la temperatura y la luz juegan un papel muy importante en la conservación de los documentos de archivo. Si se consiguen controlar estos tres factores el deterioro de los documentos será más lento. Sobre todo, es muy importante mantener estos tres parámetros en valores bajos y constantes, evitando grandes fluctuaciones.
Debes Conocer que son las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valoración Documental) ya que estas detallan los tiempos de retención de los documentos en cada fase y si es necesario eliminarlos o transferirlos.
Conoce las ventajas de las gestión documental.
Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo (Papel, video, película, Microfilm) en archivos digitales. Digitalizar no implica necesariamente eliminar los documentos en papel.
