El objetivo de la Gestión Documental es facilitar el acceso y uso de la información contenida en los documentos por el tiempo que se necesite.

La capacidad de almacenamiento es electrónico es mayor con menor (o sin) infraestructura física, y con la posibilidad de almacenar y acceder 24/7.

Con las herramientas colaborativas, varias personas pueden trabajar sobre un mismo documento en etapa de gestión, lo cual evita tener que imprimir varias veces la versión borrador hasta formalizarlo como documento definitivo.

Con la firma digital de los documentos se agiliza la formalización de un trámite en donde los que intervienen no están en un mismo sitio, además garantiza autenticidad e integridad del acto firmado.

Los documentos físicos que se digitalizan podrán ser accedidos en menor tiempo, lo que impacta en la agilidad de la ejecución de los trámites de la entidad.

Los sistemas de Gestión Documental son herramientas tecnológicas que permiten llevar a cabo los procedimientos archivísticos y las actividades de gestión documental de manera segura y confiable.

Los documentos según su valor, deben ser conservados y preservados por un tiempo determinado o ilimitado, por ende, la tecnología apoya a la conservación del soporte físico y la preservación a largo plazo de aquellos documentos electrónicos.

Con el uso de las herramientas tecnológicas adecuadas, se puede llevar a cabo análisis de los datos contenidos en los documentos electrónicos de archivo o digitalizados, lo cuál apoya la toma de decisiones de la entidad.