La digitalización facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a las Entidades porque permite la optimización de procesos y actividades, ya que, sí la consulta y uso de los documentos se realizará únicamente en su formato físico, tomaría más tiempo su búsqueda y recuperación. Al contar con una versión digitalizada es posible que varias personas consulten el mismo documento de manera simultánea, lo cual no sería posible si estuviera únicamente en físico, la digitalización también reduce el riesgo de pérdida, sustracción o daño por manipulación.

Según la NTC 5985: 2013 “la digitalización es el proceso de convertir documentos impresos u otros documentos no digitales, a un formato digital, como por ejemplo tomando fotografías digitales de documentos en una fuente no digital, o haciendo el registro de imágenes de documentos de fuentes no digitales (también conocido como escaneado)”

La digitalización se puede entender con dos enfoques, el primero es la digitalización del proceso del negocio, esta ocurre de modo constante y rutinario, por lo que forma parte de los procesos diarios de la Entidad; y el segundo, son los proyectos de digitalización, es aquella digitalización masiva de documentos acumulados, los cuales se pueden digitalizar con fines de consulta, como medida de contingencia o por preservación.

Si su Entidad u organización busca diseñar y ejecutar una digitalización responsable con cualquiera de los dos enfoques mencionados anteriormente, la NTC 5985:2013 “Información y Documentación: Directrices de implementación para la digitalización de Documentos” es aplicable y útil para lograrlo, ya que esta norma establece:

• Directrices para la captura y mantenimiento de documentos en formato digital, en donde el documento original en papel ha sigo digitalizado
• Mejores prácticas de digitalización.
  
• Mejores prácticas para la accesibilidad de documentos digitalizados.

Especifica estrategias que ayudan a la captura de documentos digitalizados para retención a largo plazo.

Sin embargo, como cada Entidad tiene sus propias necesidades, intereses y objetivos, es importante que se cuestionen respecto a si el proceso de la digitalización les beneficia, en que aspectos específicamente, y a que costo. Es decir, la Entidad debe identificar los riesgos antes de iniciar un proyecto de este tipo.

La digitalización ofrece beneficios potenciales como:

• Acceso simultáneo a los documentos
• Eliminación de sistemas híbridos
• Integración con programas organizacionales de respaldo y de recuperación de desastres
• Integración con los sistemas de información
• Reducir el espacio de almacenamiento físico ocupado por documentos en copia impresa
• Reutilizar recursos en formatos y/o soportes especiales (mapas,microfilms)
• Acceso desde varios lugares
• Incrementar la productividad organizacional