Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

¿Qué funciones tiene un archivo?

• Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
  
• Mantener el orden y la clasificación de la información
  
• Asegurar la perfecta conservación de los mismos, así como la máxima posible a la hora de localizarlos

Sistema de Archivo de la Entidad y su Organización

El Sistema de Archivo de una entidad es la estructura sobre la cual se organiza el Fondo Documental (documentos físicos y electrónicos) de la Institución a través de las diferentes etapas de su ciclo de vida, en cuanto a su conservación, tratamiento y difusión. 

El Fondo Documental de una entidad comprende todos los documentos inherentes a la actividad de la institución, producidos por ella o por terceros de naturaleza pública o privada, que se encuentran bajo su custodia y los recibos en donación, legado o encargo. Su manejo se seguirá por el ciclo vital del documento entendido como las etapas sucesivas desde su producción o recepción en las dependencias y oficinas, conservación temporal, hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico. 

El sistema de Archivo lo conforman los Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico. 

Archivo Gestión:

También se conoce como archivos activos, es el de todas las dependencias y reúnen la información que se encuentra en trámite.

Archivo Central:

También se conoce como archivos semiactivos. Lugar donde se almacenan los documentos que terminan su trámite administrativo pero que siguen manteniendo su vigencia y utilidad y se disponen para consulta.

Archivo Histórico:

También se conoce como archivos inactivos. Archivo al cual se transfiere del archivo central o de gestión, esta documentación, se conserva permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.