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10 Beneficios de la Gestión de Documentos de Archivo
March 24, 2022
10 Beneficios de la Gestión de Documentos de Archivo
- Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable.
- Prestar servicios de un modo coherente y justo
- Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones de gestión
- Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración
- Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización
- Garantizar la continuidad en caso de catástrofe
- Cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas las actividades archivísticas, las fiscalizadoras y las de supervisión
- Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencias de las actividades realizadas por la organización.
- Proteger los interesantes de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras
- Establecer una identidad personal, cultural y de la organización
Clasificación inteligente a partir de la digitalización
Resoluciones Importancia Cumplimiento Resoluciones Nos.20233300033617/23 y 20241300017767/24 de la Supervigilancia
Primero ten en cuenta.....
La digitalización facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a las Entidades porque permite la optimización de procesos y actividades, ya que, sí la consulta y uso de los documentos se realizará únicamente en su formato físico, tomaría más tiempo su búsqueda y recuperación.
Conoce un poco más sobre la Tabla de Retención Documental.
Creer que las tablas de Retención Documental están obsoletas es quizás porque no se tiene claro la función de la TRD o se está confundiendo con otro instrumento archivístico, ya que no hay ningún otro que la reemplace.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Como todos sabemos la humedad, la temperatura y la luz juegan un papel muy importante en la conservación de los documentos de archivo. Si se consiguen controlar estos tres factores el deterioro de los documentos será más lento. Sobre todo, es muy importante mantener estos tres parámetros en valores bajos y constantes, evitando grandes fluctuaciones.
Debes Conocer que son las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valoración Documental) ya que estas detallan los tiempos de retención de los documentos en cada fase y si es necesario eliminarlos o transferirlos.
El aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones.
